La tempestiva rilevazione della crisi deve tradursi in concrete misure organizzative di dettaglio per non rimanere “fra le cose da fare”. In sostanza occorre individuare gli assetti come dettati dal codice civile nell’art. 2086 cc al comma 2.
Gli assetti da istituire sono 3:
- assetto organizzativo: inteso come l’insieme delle regole, responsabilità e controlli finalizzati al raggiungimento degli obiettivi; si parte dalla predisposizione di un organigramma che definisca la struttura, le funzioni, i poteri e le deleghe di una organizzazione aziendale;
- assetto amministrativo: l’insieme delle procedure dirette a garantire l’ordinato svolgimento delle attività aziendali e delle singole fasi nelle quali le stesse si articolano;
- assetto contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale. L’assetto contabile si riferisce al sistema di rilevazione contabile dei fatti di gestione.
L’assetto amministrativo e contabile si ritiene adeguato se permette “la completa, tempestiva e attendibile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti di gestione, la produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e la produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio d’esercizio” (documento del CNDCEC intitolato NORME DI COMPORTAMENTO DEL COLLEGIO SINDACALE DI SOCIETÀ NON QUOTATE – Versione aggiornata alla data del 12 gennaio 2021).
Riguardo all’adeguatezza ed al funzionamento dell’assetto organizzativo, richiamando quando indicato nel citato documento del CNDCEC: “Per assetto organizzativo si intende:
- il sistema di funzionigramma e di organigramma e, in particolare, il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità,
- il complesso procedurale di controllo”. Un assetto organizzativo si ritiene adeguato “se presenta una struttura compatibile alle dimensioni della società, nonché alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale, nonché alla rilevazione tempestiva degli indizi di crisi e di perdita della continuità aziendale e possa quindi consentire, agli amministratori preposti, una sollecita adozione delle misure più idonee alla sua rilevazione e alla sua composizione”.
Inoltre, un assetto organizzativo può definirsi adeguato quando presenta i seguenti requisiti, in relazione alle dimensioni e alla complessità della società, alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale:
- organizzazione gerarchica;
- redazione di un organigramma aziendale con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità;
- esercizio dell’attività decisionale e direttiva della società da parte dell’amministratore delegato nonché dei soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
- sussistenza di procedure che assicurano l’efficienza e l’efficacia della gestione dei rischi e del sistema di controllo, nonché la completezza, la tempestività, l’attendibilità e l’efficacia dei flussi informativi anche con riferimento alle società controllate;
- esistenza di procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata professionalità e competenza a svolgere le funzioni assegnate;
- presenza di direttive e di procedure aziendali, loro aggiornamento periodico ed effettiva diffusione.
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