In questo breve approfondimento parleremo di organigramma che altro non è che la rappresentazione grafica della struttura di una organizzazione in un dato momento storico. Questo documento, che può sembrare banale è un primo passo da parte dell’imprenditore per capire che l’impresa è un “soggetto” diverso da lui e che deve funzionare anche in caso sua “assenza”.

Premessa
Si ritiene utile un inquadramento al fine di analizzare uno strumento noto ma che trova, nella realtà imprenditoriale italiana, uno scarso utilizzo.
Questo documento, individua e rappresenta gli elementi fondamentali della struttura organizzativa.
Per meglio comprendere la centralità di tale documento (ma soprattutto di quello che ci sta dietro), ripercorriamo il quadro normativo, al momento definitivo e, soprattutto, in vigore dal 16 luglio 2022.
La Direttiva Insolvency (¹) prevede all’articolo 3, rubricato Allerta precoce e accesso alle informazioni, l’introduzione negli Stati membri di una normativa che preveda affinché i debitori abbiano accesso a uno o più strumenti di allerta precoce chiari e trasparenti in grado di individuare situazioni che potrebbero comportare la probabilità di insolvenza e di segnalare al debitore la necessità di agire senza indugio.

Assetto organizzativo, organigramma e funzionigramma
Dall’assetto organizzativo dovranno scaturire dei flussi informativi da cui dipendono le diverse misurazioni dei diversi equilibri aziendalistici. In tema di funzionamento dell’assetto organizzativo, che parte quindi anche dall’organigramma aziendale, occorre richiamare il documento del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili (CNDCEC)“Norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate” (²) dedica un paragrafo a questo delicato aspetto. Precisamente la Norma 3.5. Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo prevede i seguenti principi:
Il Collegio sindacale vigila sull’adeguatezza e sul concreto funzionamento dell’assetto organizzativo della società.
Per assetto organizzativo si intende:
(i) il sistema di funzionigramma e di organigramma e, in particolare, il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità,
(ii) il complesso procedurale di controllo.
Un assetto organizzativo è adeguato se presenta una struttura compatibile alle dimensioni della società, nonché alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale, nonché alla rilevazione tempestiva degli indizi di crisi e di perdita della continuità aziendale e possa quindi consentire, agli amministratori preposti, una sollecita adozione delle misure più idonee alla sua rilevazione e alla sua composizione.
Sul punto il documento sottolinea come il Collegio sindacale pone particolare attenzione alla completezza delle funzioni aziendali esistenti, alla separazione e alla contrapposizione di responsabilità nei compiti e nelle funzioni e alla chiara definizione delle deleghe o dei poteri di ciascuna funzione.
In via generale, un assetto organizzativo può definirsi adeguato quando presenta i seguenti requisiti, in relazione alle dimensioni e alla complessità della società, alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale:
• organizzazione gerarchica;
• redazione di un organigramma aziendale con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità;
• esercizio dell’attività decisionale e direttiva della società da parte dell’amministratore delegato nonché dei soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
• sussistenza di procedure che assicurano l’efficienza e l’efficacia della gestione dei rischi e del sistema di controllo, nonché la completezza, la tempestività, l’attendibilità e l’efficacia dei flussi informativi anche con riferimento alle società controllate;
• esistenza di procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata professionalità e competenza a svolgere le funzioni assegnate;
• presenza di direttive e di procedure aziendali, loro aggiornamento periodico ed effettiva diffusione. L’obiettivo è quello di accertare l’esistenza di adeguate procedure interne, nonché di verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei flussi informativi generati.

Ai fini della valutazione dell’adeguatezza dell’assetto organizzativo, notevole importanza assume la verifica della corrispondenza fra la struttura decisionale aziendale e le deleghe depositate presso il registro delle imprese.
Il documento, dunque, richiama il cd funzionigramma, da intendersi come configurazione (orizzontale) di compiti, funzioni e competenze, oltre che l’organigramma, da intendersi come configurazione (verticale) di relazioni di sovra e subordinazione, poteri e responsabilità.
In tema di organizzazione si riporta la seguente check list elaborata dal documento allegato al Decreto Dirigenziale Direttore Generale degli Affari Interni del 28 settembre 2021, ove si evidenzia la centralità di quanto sopra riportato.

Conclusioni
Organizzazione significa, quindi, organizzare persone e risorse per ottenere determinati obiettivi. L’organizzazione dell’azienda include tutti i processi, le attività e i sistemi che fanno riferimento alla gestione delle risorse umane e delle risorse a supporto delle persone, come le tecnologie e il know-how.
L’organigramma, dunque, va visto come un documento indispensabile all’azienda, infatti, nella valutazione dell’adeguatezza e del funzionamento del sistema di controllo interno, il Collegio sindacale dà priorità alle direttive, procedure e prassi operative che governano le attività in relazione alle quali sono stati rilevati rischi significativi per l’impresa alla luce della loro rilevanza e della probabilità di accadimento.

¹ Direttiva (UE) 2019/1023 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 giugno 2019, riguardante i quadri di ristrutturazione preventiva, l’esdebitazione e le interdizioni, e le misure volte ad aumentare l’efficacia delle procedure di ristrutturazione, insolvenza ed esdebitazione, e che modifica la direttiva (UE) 2017/1132
² Nell’ultima versione aggiornata alla data del 12 gennaio 2021 con le disposizioni introdotte dalla Legge 30 dicembre 2020, n. 178.

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